On entend souvent l’expression déposer le bilan. Cette expression signifie « l'obligation comptable de déposer, à chaque clôture d'exercice, le bilan et l'ensemble des comptes annuels de son entreprise auprès du greffe du tribunal de commerce »

Mais à quoi cela sert-il ? Comment fonctionne-t-il ? Passage en revue des articles du bilan et de leur utilité.

La clôture d’exercice

La clôture d’exercice ne signifie pas que vous avez finis tous les exos que vous avez demandé le prof de maths. Non, L'exercice comptable correspond à la période pour laquelle l'entreprise doit tenir une comptabilité. En règle générale, un exercice comptable dure une année. Il s'agit de 12 mois consécutifs, alignés ou non sur l'année civile.

A la clôture de celui-ci, on produit des états comptables :

le bilan,
le compte de résultat,
les annexes, dont le nombre dépend du régime d'imposition (réel simplifié ou réel normal).

Si votre exercice ne se termine pas le 31 décembre, vous devez composer votre propre calendrier fiscal car les dates proposées par les sites gouvernementaux sont bien souvent alignés avec l’année civile.

Une fois la date de clôture atteinte, votre comptable vous produira les états. A condition bien sûre de lui avoir fourni tous les documents nécessaires pour son établissement.

Les documents nécessaires à l’établissement du bilan

À l’approche de la clôture de votre exercice comptable, il convient de préparer convenablement l’établissement du bilan de votre entreprise. Différentes pièces comptables seront nécessaires parmi lesquelles :

Les factures clients et fournisseurs.
Ces factures vous permettent de saisir les écritures d’achat, de vente et de TVA au sein de votre bilan.
Toutes les informations concernant la paie de vos salariés (le livre de paie).
Cela permet d’enregistrer les salaires et cotisations sociales.
Les documents de prêt, d’emprunt et les tableaux de remboursement.
Les échéances sont comptabilisées au moment où elles apparaissent en banque.
Les amortissements, immobilisations et dépréciations afin justifier les mouvements de votre actif (je vous explique plus tard ce que c’est)
Le compte de résultat
Ce document permet de constater la marge dégagée sur les coûts variables et d’identifier le seuil de rentabilité de votre entreprise.
Le cas échéant : le tableau des filiales et participations, le tableau des variations de capitaux propres

Comme vous pouvez le lire, il faut conserver et classer ses documents au fur et à mesure qu’ils arrivent afin de ne rien perdre et de pouvoir établir un bilan correct et sans erreur ou approximation. C’est pour cela que vous faire seconder par une secrétaire même quelques heures par mois vous permettra de gagner du temps au moment de la préparation de votre bilan.

Les deux parties du bilan : l’actif et le passif

Actif, passif… C’est un peu vague alors pour faire simple voici un petit schéma :

Dans un bilan, le passif et l’actif doivent toujours être égaux pour que le bilan soit équilibré. Ce n’est pas pour autant que l’entreprise ne fait pas de bénéfices. On constate les bénéfices plutôt dans le compte de résultat.

L’actif

Comme dit précédemment, l’actif c’est ce que possède l’entreprise, on y trouve donc :

Comme le bilan est une photographie à l’instant T de l’entreprise, certains éléments peuvent fluctuer du jour au lendemain

Le passif

Comme dit précédemment, le passif c’est ce que doit l’entreprise, on y trouve donc :

ce qu’elle devra payer un jour à ses associés
ce qu’elle pourrait devoir payer un jour
ce qu’elle devra payer dans quelques temps
ce qu’elle doit payer bientôt

Oui, je sais cela paraît un peu vague…. Mais je m’explique : au passif du bilan comptable apparaissent donc toutes les dettes de l’entreprise. On les classe par ordre décroissant d’échéance. Tout en haut, les dettes les moins « urgentes » comme celles concernant les associés. En bas, celles qui sont exigibles dans un délai relativement court. Ces dernières concernent en majorité les factures à payer aux fournisseurs, les salaires à verser aux employés, ou les taxes.

Exemple de bilan comptable

Pourquoi une présentation en 3 colonnes

Les actifs peuvent, au cours du temps, perdre de la valeur. Une machine vieillit et s’use, une créance peut être contestée ou jamais réglée.

C’est pourquoi, en fonction des aléas pesant sur tel ou tel élément de l’actif venant remettre en cause sa valeur historique, sera constatée une dépréciation. Cette dépréciation apparaît dans la seconde colonne de l’actif :

elle est appelée amortissement dans le cas du vieillissement normal d’un investissement,
elle est appelée provision lorsqu’elle constate une menace pesant sur la valeur d’un élément de l’actif. (par exemple, la contestation d’un client sur le montant de sa dette, ou un sinistre qui abîme une partie d’un stock, etc.)

3ème colonne : colonne 1 – colonne 2 = valeur actuelle. C’est une estimation comptable de ce que l’entreprise possède

Comment analyser un bilan comptable en un clin d’œil ?

Le bilan comptable se lit de gauche à droite et de haut en bas. Il permet de visualiser en un clin d’œil la stratégie financière et ses répercussions. Il mesure aussi la santé financière de l’entreprise.

Un niveau de créance élevé (à l’actif circulant) peut montrer des clients mauvais payeurs par exemple. C’est peut être le moment de changer de stratégie et d’améliorer sa relation client. (avec l’aide d’une assistante administrative qui s’occupera de vos relances régulièrement)
Un niveau de stock et en-cours élevé peut aussi révéler un problème de gestion des produits : il faut analyser le tunnel de vente et la stratégie marketing. Peut-être est-ce le moment d’augmenter votre budget communication pour attirer de nouveaux clients Il ne faut pas oublier que des stocks conservés trop longtemps perdent de leur valeur.
Le ratio dettes financières / capitaux propres montre le taux d’endettement de la société. S’il est élevé (des dettes bancaires élevées par rapport aux apports au capital social), cela signifie que l’entreprise est dépendante de ses partenaires financiers (banques ou subventions) et, selon son niveau de bénéfice net, aura des difficultés à maintenir son niveau de rentabilité.

Connaître les bases de la gestion financière est indispensable pour pouvoir piloter votre activité au quotidien, mais cette connaissance est bien sûr insuffisante.

Il faut savoir s’entourer d’un bon expert-comptable qui saura vous accompagner pour approfondir vos analyses et valider vos prises de décisions. Mais savoir aussi gérer vs documents administratifs est aussi nécessaire car un bilan ne peut être juste s’il manque des informations.

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