Quel est le vrai coût d'une secrétaire indépendante ?

Embauche vs. Délégation : la meilleure stratégie administrative pour votre TPE en 2026

Février est là, et avec lui, le moment idéal pour planifier l'année de votre entreprise. En tant qu'artisan ou dirigeant de TPE, vous avez survécu à la course des clôtures, mais la question de l'administratif est devenue cruciale. Votre croissance est réelle, vos chantiers s’enchaînent, mais la gestion vous coûte de plus en plus de temps, d'énergie et, potentiellement, d'argent.

Le réflexe naturel est souvent d'envisager une embauche : "J'ai besoin de quelqu'un à temps partiel pour m'aider."

Mais cette solution est-elle la plus adaptée à la réalité de votre TPE ? Un choix mal éclairé sur votre soutien administratif peut bloquer votre développement pour les années à venir.

Nous allons décortiquer les deux grandes options qui s'offrent à vous : l'embauche d'une secrétaire salariée à mi-temps et la délégation à une assistante administrative indépendante (Freelance). Nous allons comparer le coût financier réel, mais surtout la charge mentale que représente chaque option pour vous entrepreneur. Notre objectif est de vous encourager à choisir la solution la plus stratégique pour votre sérénité et la croissance de votre entreprise.

Le coût financier réel de l'assistance administrative

L'erreur la plus fréquente des TPE est de comparer le salaire net versé à une employée avec le montant facturé par une indépendante. Cette comparaison est trompeuse, car elle ignore les charges sociales patronales qui alourdissent considérablement le coût de l'embauche.

Le Coût caché du Salariat à Mi-temps

Pour une secrétaire salariée à mi-temps, nous nous basons sur un contrat d'environ  86,67 heures par mois (soit 20 heures par semaine), souvent sur la base du SMIC pour les postes d'assistantes non spécialisées.

Le salaire brut (le montant convenu avant retenues) est d'environ 1 029,49 € par mois. Ce qui équivaut à un salaire net de 815 € à 825 € pour l'employée.

Mais ce n'est pas ce que cela coûte à l'entreprise. En tant qu'employeur, vous devez ajouter les charges patronales. Pour une TPE, ces cotisations (URSSAF, retraite, assurance chômage...) représentent environ 40 à 45% du salaire brut.

En appliquant ce pourcentage, le coût des charges patronales est d'environ 440 €. Le coût total réel pour l'employeur atteint donc plus de 1265 € par mois.

De plus, il s'agit d'un coût fixe : vous payez pour ces 86,67 heures, que l'administratif soit dense ou léger. Sur l'année, c'est un engagement financier minimum de près de 17 300 € qui s'ajoute au risque de devoir payer des indemnités en cas de rupture de contrat.

La transparence du coût de l'indépendante

La secrétaire indépendante est une prestataire de services. Son coût est transparent et s'exprime en Taux Journalier (TJM) ou en Taux Horaire (TH), sans aucune charge patronale pour vous.

En moyenne, une secrétaire indépendante prend pour une journée de 6 heures 300 €  (TJM) soit environ 50 € de l’heure (TH).

Ici réside la différence fondamentale : vous payez uniquement à l'usage. Si vous n'avez besoin que de 16 heures ciblées de gestion par mois, votre coût sera d'environ 800 € (HT). Ce montant est quasiment équivalent au salaire net versé à une salariée, mais il représente un volume de travail sans surprise ni coût caché.

Le vrai verdict financier est que l'indépendante vous permet une maîtrise des coûts absolue. Vous consommez des heures seulement lorsque l'administratif l'exige, et vous n'avez pas d'engagement salarial fixe ni de coût RH.

Le Facteur Oublié : La Charge Mentale du Dirigeant

Le vrai coût d'une embauche va bien au-delà de la ligne comptable. Il réside dans la charge mentale qu'elle induit pour vous, le chef d'entreprise.

La Charge Mentale liée au Salariat (Mi-temps)

L'embauche transfère la charge mentale de l'exécution vers la charge mentale de la gestion RH et du management.
En tant qu'employeur, vous ajoutez une nouvelle couche de responsabilités complexes et chronophages :

1.  Le Fardeau du Recrutement : Vous devez gérer tout le processus de A à Z : rédaction de l'offre, tri des CV, entretiens, paperasse de la Déclaration Unique d'Embauche (DUE) et formalisation du contrat de travail. Ce temps passé n'est pas rémunérateur. De plus, si vous faites appel à des services extérieurs (comptable, agence d’interim ou de recrutement), ce sont des frais supplémentaires

2.  La Pression de l'Occupation : Votre employée est payée pour 20 heures par semaine, qu'il y ait du travail ou non. Vous avez la responsabilité de lui trouver des tâches pour ces 20 heures chaque semaine. Si l'administratif est calme une semaine, vous devez identifier ou créer des tâches pour justifier ce temps, détournant votre attention des activités stratégiques.

3.  La Gestion RH Imprévue : Les absences (maladie, congés), les difficultés personnelles ou les besoins de formation deviennent votre charge. Toute la paperasse RH (fiches de paie, gestion des absences) est ajoutée à votre emploi du temps déjà chargé.

4.  La Séparation Coûteuse : Si le profil ne convient pas ou si l'activité de votre TPE change, la rupture du contrat est une démarche administrativement lourde et financièrement coûteuse (indemnités de licenciement ou de rupture conventionnelle).

Le Soulagement Mental lié à l'Indépendante

La délégation à une professionnelle indépendante est un transfert total et efficace de la charge mentale administrative et RH.

1.  L'Expertise Immédiate et Sans Formation : La secrétaire indépendante est déjà formée et opérationnelle. Elle apporte ses propres outils, ses méthodes, et son expertise spécialisée dans l'administratif des TPE et des artisans. Vous gagnez des semaines de formation et vous vous assurez d'une rigueur professionnelle immédiate.

2.  Le Focus sur les Résultats : L'indépendante est engagée sur les résultats et l'efficacité, non sur un nombre d'heures fixe. Elle est un partenaire qui s'assure que les relances sont faites méthodiquement, que les documents sont conformes et que les échéances sont respectées.

3.  La Flexibilité Totale : Les besoins changent ? Vous augmentez ou diminuez le volume d'heures par un simple échange. Il n'y a aucune paperasse RH à gérer, aucun risque de conflit de travail au sens légal. L'arrêt du service, si nécessaire, se fait de manière simple et professionnelle, sans lourdeur administrative.

4.  L'Usage Cible : Vous consommez des heures uniquement quand le besoin se présente. Ce paiement à l'usage supprime totalement la CM de la gestion du temps de travail de l'employée, vous permettant de vous concentrer sur ce qui génère des revenus : vos chantiers et vos clients.

Conclusion : Choisir l'Indépendante, c'est Choisir la Stratégie

En 2026, la question n'est plus "Qui va faire la paperasse ?" mais "Quelle structure administrative soutient le mieux ma croissance ?".

L'embauche d'une salariée à mi-temps est un choix rigide et coûteux pour une TPE. Elle vous oblige à prendre en charge la complexité RH et la gestion du temps de travail, augmentant votre charge mentale et votre risque financier.

À l'inverse, l'assistante administrative indépendante est un choix stratégique, agile et économiquement intelligent.

Vous externalisez un problème complexe (l'administratif et sa gestion RH) à une spécialiste, vous vous concentrez sur votre savoir-faire et vous réinvestissez le temps gagné dans le développement de votre activité.

Libération Mentale : Aucune charge mentale garantie d'une expertise immédiate et paiement ciblé à l'usage.

Libération Financière : Un coût connu, maîtrisé et sans engagement fixe ni charges patronales

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