Quelles sont les obligations comptables pour les entrepreneurs ?

Quand on se lance dans l’entreprenariat, on ne peut pas évincer le dossier comptabilité. Je voulais t’aider à la comprendre et savoir quelles sont vos obligations afin d’être en règle. Je vais commencer par t’expliquer en quoi la comptabilité est un pivot essentiel pour un entrepreneur (en parallèle avec la vente et le marketing) puis je te listerai les documents comptables obligatoires en entreprise.

A quoi sert la comptabilité ?

La comptabilité ce n’est pas juste remplir des cases avec des chiffres. C’est ce qui te permet de gérer votre entreprise, d’évaluer sa santé financière. 

Peu importe son statut, un entrepreneur ne peut pas passer à côté ! La comptabilité t’aidera à prendre la bonne décision et anticiper.

Une petite précision, car il est vrai que le statut micro-entrepreneur permet d’avoir une comptabilité simplifiée. Toutefois, elle reste présente. De ce fait, si on évolue et que l’on change pour un autre statut (SARL,SASU,...), on a déjà des bases solides.

Un expert comptable est-il obligatoire ?

Premier préjugé, il n’est inscrit nul part dans la loi que vous devez recourir à un expert-comptable. Peu importe le statut, vous pouvez tenir votre comptabilité toi-même et faire tes déclarations fiscales seul. 

Attention, si vous souhaitez externaliser ta comptabilité, alors seul un expert comptable est habilité à le faire. 

Ensuite, l’expert comptable est un professionnel des chiffres. A mesure de l’accroissement de votre entreprise, vous aurez besoin de lui pour sécuriser la comptabilité et la fiscalité de l’entreprise. Il saura vous conseiller et vous guider et deviendra votre bras droit.

Quels documents comptables sont obligatoires ?

Pour les entreprises créées depuis le 1er janvier 2016, il n’y a plus que 2 grands registres obligatoires 

• un livre-journal, 

• un grand livre.

Seules les entreprises antérieures à 2016, sont toujours tenues d’établir un livre d’inventaire. 

Voyons en détail ce que sont ces documents.

Le livre journal 

Le livre journal se présente sous forme de tableau à double colonne, l'une débit pour les dépenses (en négatif), l'autre crédit pour les recettes (en positif). 

On peut le trouver sous la forme de deux livres séparés. Il sert à enregistrer toutes les opérations comptables. Le livre journal doit être renseigné au quotidien. Il ne doit faire l'objet d'aucune altération et ne comporter ni blancs ni ratures.

Je vous détaille ci dessous ce qu’il faut y indiquer :

Le livre des recettes (partie crédit/positif)

Le livre journal des recettes est obligatoire pour tous les statuts. Il contient à minima :

• la date d’encaissement de la facture client,

• la référence de la pièce justificative (numéro attribué à la facture)

• le libellé de l’opération (ventes de marchandises ou prestations de services)

• l’identification du client (nom et adresse)

• le mode de règlement (espèces, chèque, virement, CB, ...)

• le montant total encaissé.

Le registre des achats (partie débit/négatif)

Attention, pour les auto entrepreneurs le registre des achats n’est obligatoire que lorsqu’il réalise des ventes de marchandises, la fourniture de logements et la vente de fournitures et/ou denrées à emporter ou à consommer sur place. 

Comme pour le livre des recettes, il y a des éléments obligatoires tels que :

• la date de paiement  de la facture fournisseur,

• la numéro de la pièce justificative 

• la nature de l’opération

• l’identification du fournisseur

• le mode de paiement

• la somme payée.

Peu importe le livre, tous les justificatifs doivent être conservés.

Le grand livre

Pour comprendre le grand livre, il faut comprendre ce que signifie le terme compte en comptabilité. 

Un compte comptable ne correspond pas à votre compte en banque. Le compte comptable est un élément dans lequel seront classés tous les éléments de la même nature.

Toutes les étapes concernant une opération comptable sont affectées à différents comptes qui permettent de retracer le flux. Chacun d’eux est identifié par un nom, ainsi que le plus souvent par un numéro permettant de le classer plus facilement. (d’où le plan comptable général rassemblant tous les “noms” de comptes possible)

Sur chaque ligne du grand livre on doit retrouver des informations :

• numéro de compte comptable

• intitulé du compte

• libellé et détail de l’opération

• référence de l’opération

• journal de comptabilisation de l’opération

• montant et sens de l’imputation

• code du lettrage

Le livre d’inventaire

Pour les entreprises dont les exercices comptables sont antérieurs au 1er janvier 2016, le livre d’inventaire n’est plus obligatoire.  Dans ce livre, on y retrouve un état de l’entreprise à savoir :

• les immobilisations (biens destinés à servir de façon durable à l’activité de l’entreprise)

• les stocks

• les dettes fournisseurs

• les créances clients.

Il ne faut pas oublier qu’un commerçant a pour obligation de faire un inventaire physique une fois par an.

Quelles informations retenir ?

Bien qu’il n’y ait aucune obligation à faire appel à un expert comptable, toute entreprise doit tenir une comptabilité à jour. Il faut rempli ses registres et conserver les justificatifs nécessaires en rapport avec ces registres.

Lorsqu’on travaille seul, il se peut que ces obligations paraissent insurmontables. Notamment la conservation des justificatifs. 

Mais il existe une solution simple : préparer le classement et garder une organisation constante. 

Ces tâches chronophages peuvent être confiées à une assistante administrative. Elle saura vous guider et vous préparer un plan de classement que vous n’aurez qu’à suivre au jour le jour. (ou au moins une fois par semaine).

Savoir que les registres sont en ordre et qu’ils sauront facile à retrouver lorsque vous en aurez besoin te permettra de vous concentrer sur votre cœur de métier.

Prêt à passer le cap ?

Les secrétaires ne sont pas réservés aux plus grands, faites vous seconder pour faire grandir votre entreprise

Prends rendez vous pour parler de vos projets, je serai ravie de vous aider !